Taloushallintoa yrityksen eri vaiheisiin
Meditax on erikoistunut asiantuntija- ja palveluyritysten taloushallintoon. Tunnemme liiketoiminnan, jossa yrityksen tärkein voimavara on henkilöstön osaaminen ja merkittävä osa kustannuksista syntyy ihmisten tekemästä työstä.
Tiimimme kokemusta löytyy yhden henkilön asiantuntijayrityksistä aina 200 henkilön organisaatioihin. Tämä auttaa meitä ymmärtämään, miten taloushallinnon tarpeet muuttuvat yrityksen kasvaessa – ensimmäisistä työntekijöistä ja palkanlaskennasta aina projektiseurantaan, johdon raportointiin, ennustamiseen ja talousjohtamiseen. Erityisen hyvin palvelumallimme sopii noin 10–30 henkilöä työllistäville asiantuntijayrityksille – tämän kokoisessa yrityksessä taloushallinnon pitää jo tuottaa johdolle selvästi enemmän tietoa kuin lakisääteinen kirjanpito, mutta oman laajan talousorganisaation rakentaminen ei ole vielä tarkoituksenmukaista.
Palvelumme eivät kuitenkaan rajoitu tähän kokoluokkaan; osaamisemme ja toimintamallimme skaalautuvat myös huomattavasti suurempiin yrityksiin. Tällä hetkellä suurin palvelemamme asiakas on konserni, joka työllistää yli 100 henkilöä ja sen liikevaihto on yli 10 miljoonaa euroa.
Oikeat luvut ovat kaiken lähtökohta
Taloushallinnon tärkein tehtävä on tuottaa oikeaa ja ajantasaista tietoa. Johdon pitää pystyä luottamaan siihen, että raporttien perusteella voidaan tehdä päätöksiä.
Siksi emme ajattele kirjanpitoa vain vuosittain laadittavan tilinpäätöksen näkökulmasta. Tavoitteemme on, että yrityksen taloudesta saadaan mahdollisimman oikea kuva myös kuukausitasolla. Asiantuntijayrityksessä tämä tarkoittaa esimerkiksi liikevaihdon oikeaa jaksottamista, lomapalkkavelan ajantasaista käsittelyä, merkittävien vuosikulujen jaksottamista sekä tarvittaessa keskeneräisten projektien huomioimista.
Kakadu, Sanni Seppälä:
”Valitsin Meditaxin kumppaniksi aikaisemman hyvän kokemuksen pohjalta. Olen saanut aiemmin kokonaisvaltaista tukea yrittäjyyden polulla, ja samanlaisen palvelun saaminen ratkaisi päätöksen siirtymisestä Meditaxin asiakkaaksi.
Palvelu on ollut lupausten mukaista ja minulla on myös kokemus, että voin olla matalalla kynnyksellä yhteydessä mikäli joku asia mietityttää.
Tärkeintä minulle tilitoimiston valinnassa on se, että voin saada kokonaisvaltaista tukea yrittäjyyteen. Taloushallintoon liittyvät palvelut ovat tietenkin tärkeät itsessään, mutta suurin arvo mielestäni tulee toimialatuntemuksesta ja kokonaisuuden hallinnasta. Tarvitse tuen arkeen, jotta voin suoriutua omasta työstäni hyvin.
Koen saaneeni suurta hyötyä siitä, että tilitoimistoni on keskittynyt asiantuntijayritysten taloushallintoon.
Uskon sen tuovan vahvempaa näkemystä kokonaisuuteen, auttaa tunnistamaan yhdistäviä tekijöitä ari asiantuntiyritysten toimialojen välillä ja sitä kautta lisää ratkaisukeskeisyyttä.
Erityisen hyvää on ollut kuukausittainen raportointi, jossa hyvin selkokielisesti avataan tilanne. Yrittäjänä minun toki tulee olla kokonaisuudesta päivätasolla tietoinen, mutta kun hahmotetaan laajempi kokonaisuuksia, trendejä ja ennustetaan tulevaa, nuo raportit ovat olleet todellinen helmi.”
Ihmiset ovat asiantuntijayrityksen tärkein voimavara
Asiantuntijayrityksen liikevaihto perustuu ennen kaikkea ihmisten tekemään työhön. Siksi palkanlaskenta ja henkilöstökulujen oikeellisuus ovat olennainen osa taloushallintoa, eivät siitä irrallinen tukitoiminto.
Palkkojen pitää olla oikein ja ajallaan – käytännössä kerrasta oikein.
Samalla henkilöstökulujen oikea käsittely on välttämätöntä yrityksen kannattavuuden arvioimiseksi. Jos esimerkiksi lomapalkkavelka tai muut henkilöstökulut eivät ole kuukausitasolla oikein, myöskään johdon saama kuva yrityksen tuloksesta ei ole oikea.
Projektit ja koko yhtiön talous pitää nähdä yhdessä
Monessa asiantuntijayrityksessä liiketoiminta on projektivetoista. Silloin pelkkä koko yhtiön tuloslaskelma ei riitä, vaan johdon pitää pystyä seuraamaan myös yksittäisten projektien kannattavuutta, työmäärää ja laskutusta.
Hyvä projektinhallintajärjestelmä ja taloushallinto täydentävät toisiaan. Projektinhallinnassa seurataan esimerkiksi työaikaa, resursointia, laskutusastetta, laskutusta ja projektien kannattavuutta, kun taas taloushallinnossa muodostuu kokonaiskuva yhtiön taloudesta.
Meditax käyttää taloushallinnossa Netvisoria, joka soveltuu sekä pienempien yritysten kokonaisratkaisuksi että suurempien yritysten taloushallinnon järjestelmäksi muiden ohjelmistojen rinnalle. Netvisor voidaan liittää esimerkiksi Severan kaltaisiin toiminnan- ja projektinhallintajärjestelmiin.
NetCo Advisors Oy, Sini Lindholm:
”Kilpailuttaessamme taloushallinnon palvelut vertailimme useampaa toimijaa ja Meditaxista syntyi heti ensi puhelusta lähtien vahvasti luottamusta herättävä kuva.
Luottamuksen syntymiseen vaikutti erityisesti kokemus, että Meditax hoitaa asiat paneutuvasti ja huolellisesti hyvässä yhteishengessä ja että Meditax pystyy sparraamaan talouden asioista myös laajemmin, mm. osakasjärjestelyihin liittyen.
Tärkeintä tilitoimiston valinnassa oli, että asiat hoidetaan by the book ajallaan ja mahdollisuus saada laajempaa tukea taloushallinnon asioihin liittyen.
Palvelu on vastannut lupauksia ja yhteistyö ylittänyt odotuksemme. Meditaxin tarjoama tuki, niin konkreettisesti kuin henkisesti, oli myös valtavan arvokasta siirtyessämme toisesta taloushallinnon järjestelmästä ja toisen taloushallinnon kumppanin piiristä.
Meditaxin kyky sparrata meitä myös laajemmin on ylittänyt odotukset. Uskon, että sillä on ollut vaikutusta että Meditax on erikoistunut asiantuntijayritysten taloushallintoon. Se, että he ymmärtävät meidän liiketoimintaa on tuonut lisäarvoa ja toisaalta säästänyt harmaita hiuksia todennäköisesti molemmilla puolilla.”
www.netco.fi
Mitä luvuista kannattaa seurata?
Suunnittelu- ja asiantuntijayrityksissä liiketoiminnan rakenne on usein samankaltainen: suurin osa liikevaihdosta syntyy henkilöstön tekemästä työstä, mistä johtuen henkilöstökulut ja alihankinta muodostavat yleensä suurimman kustannuserän.
Hyvin kannattavassa suunnitteluyrityksessä kulurakenne voi suuntaa-antavasti näyttää esimerkiksi tältä:
- Tekemisen kustannus eli henkilöstökulut ja alikonsultointi: noin 50–60 % liikevaihdosta
- Liiketoiminnan muut kulut: noin 10–20 % liikevaihdosta
- Liikevoitto: noin 20–30 % liikevaihdosta
Luvut ovat esimerkkejä eivätkä sellaisenaan tavoitetasoja jokaiselle yritykselle. Yrityksen koko, toimiala, palkkataso, alihankinnan määrä, toimitilat ja käytettävät järjestelmät vaikuttavat kustannusrakenteeseen. Oleellisinta on seurata kehitystä johdonmukaisesti ja ymmärtää, miksi luvut muuttuvat.
Esimerkiksi tekemisen kustannuksen nousu voi johtua palkkatason muutoksesta, henkilöstön laskutusasteen heikkenemisestä, alikonsultoinnin kasvusta tai projektien hinnoittelusta. Liiketoiminnan muissa kuluissa merkittäviä eriä ovat usein toimitilat ja ohjelmistot, joiden kustannukset voivat kasvaa huomattavasti yrityksen koon mukana.
Pelkkä koko yhtiön tuloslaskelma ei kuitenkaan aina kerro, mistä kannattavuuden muutos johtuu. Siksi projektivetoisessa liiketoiminnassa on tärkeää yhdistää projektien kannattavuuden seuranta koko yhtiön taloudelliseen raportointiin.
Taloushallinto yrityksen tarpeiden mukaan
Muutaman henkilön yrityksessä yrittäjä pystyy usein seuraamaan toimintaa hyvin läheltä ilman raskaita raportointijärjestelmiä.
Kun henkilöstömäärä kasvaa, myös johtamisen tarpeet muuttuvat. Projektien, henkilöstön, laskutuksen, kassavirran ja kannattavuuden seurannan pitää muuttua systemaattisemmaksi.
Noin 10–30 henkilön kokoluokassa olemme erityisen vahvoja. Yrityksessä on silloin jo riittävästi liikkuvia osia, jotta ammattimaisesta raportoinnista ja talouden johtamisesta syntyy merkittävää lisäarvoa, mutta oman talousjohtajan tai kokonaisen talousosaston palkkaaminen ei ole järkevää.
Kasvun jatkuessa pystymme kulkemaan mukana. Kokemuksemme suuremmista organisaatioista auttaa rakentamaan prosesseja ja raportointia niin, ettei taloushallintoa tarvitse rakentaa kokonaan uudelleen aina yrityksen siirtyessä seuraavaan kasvuvaiheeseen. Yrityksen ei kuitenkaan tarvitse kasvaa, jotta hyvästä taloushallinnosta syntyy arvoa. Myös vakaasti toimiva, kannattava yritys hyötyy siitä, että luvut ovat oikein, raportointi selkeää ja johto saa taloudesta riittävästi tietoa päätöksenteon tueksi.
Enemmän kuin lakisääteinen kirjanpito
Kirjanpito, palkanlaskenta, tilinpäätökset ja veroilmoitukset muodostavat palvelumme perustan. Asiakkaan tarpeiden kasvaessa roolimme voi laajentua huomattavasti pidemmälle. Voimme auttaa esimerkiksi raportoinnissa, budjetoinnissa, kassavirran ja kannattavuuden seurannassa, ennustamisessa sekä johdon taloudellisessa sparrauksessa. Tarvittaessa toimimme ulkoistetun talouspäällikön tai CFO:n roolissa ja osallistumme myös johtoryhmätyöskentelyyn.
Tärkeää on, ettei taloushallinto katso vain taaksepäin. Hyvän raportoinnin tehtävänä on auttaa johtoa ymmärtämään, missä yritys on nyt ja mihin se on menossa.
Tukea myös yrityksen muutostilanteisiin
Yrityksen kasvu ei ole ainoa vaihe, jossa taloushallinnon kumppanin kokemuksesta on hyötyä. Tiimimme jäsenillä on kokemusta kymmenistä yrityskaupoista, joten voimme toimia ensimmäisenä keskustelukumppanina myös silloin, kun omistajat alkavat pohtia yrityksen myyntiä, omistusjärjestelyä tai muuta muutosta.
Usein yrityksen myyntiin valmistautuminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen varsinaista myyntiprosessia. Talouden raportoinnin, kannattavuuden, sopimusten, omistusrakenteen ja muiden keskeisten asioiden pitää olla siinä kunnossa, että yrityksen tilanne on helposti ymmärrettävissä myös ulkopuoliselle ostajalle.
Autamme hahmottamaan, mitkä asiat kannattaa laittaa kuntoon ennen kuin myynnistä lähdetään keskustelemaan laajemmin ja milloin prosessiin on järkevää ottaa mukaan muita asiantuntijoita.
Yhteistyökumppaneinamme on kokeneita verojuristeja ja muita asiantuntijoita, joita voimme suositella silloin, kun tilanne vaatii erityisosaamista.
Aktiivinen kumppani yrityksen johdolle
Meille hyvä tilitoimistopalvelu ei tarkoita vain sitä, että tositteet kirjataan ja viranomaisilmoitukset tehdään määräajassa.
Jokaiselle asiakkaalle nimetään oma yhteyshenkilö, joka tuntee asiakkaan tilanteen ja toimii ensisijaisena linkkinä Meditaxiin. Häneltä voi aina kysyä, eikä asiakkaan tarvitse itse selvittää, kenelle jokin asia kuuluu. Tarvittaessa yhteyshenkilö ottaa mukaan muun tiimin tai oikean erityisasiantuntijan. Näin asiakkaalla on yksi selkeä yhteys Meditaxiin, mutta samalla koko tiimin osaaminen on käytettävissä.
Haluamme tuntea asiakkaan liiketoiminnan, pitää aktiivisesti yhteyttä ja nostaa esiin asioita silloin, kun niihin voidaan vielä vaikuttaa. Tavoitteemme on, että asiakkaan ei tarvitse miettiä, mitä tilitoimistolta pitäisi osata kysyä. Meidän tehtävämme on nähdä kokonaisuus, tunnistaa olennaiset asiat ja tuoda ne keskusteluun.
Haluatko nähdä, millaista yhteistyö Meditaxin kanssa on käytännössä?
Tutustu asiakasreferensseihimme ja siihen, miten autamme erilaisia yrityksiä taloushallinnossa ja talouden johtamisessa.